191036, Санкт-Петербург, 7-я Сов етская д. 16, офис центр "Максимум", офис 52
Тел: +7(921)657-77-50, +7(931)976-94-50, 930-69-12
E-mail: mail@bsf.ru
191036, Санкт-Петербург, 7-я Сов етская д. 16, офис центр "Максимум", офис 52
Тел: +7(921)657-77-50, +7(931)976-94-50, 930-69-12
E-mail: mail@bsf.ru
Программа ФОЛИО Заказ-Поставка - модуль комплекса "ФОЛИО-Купец", автоматизирующий работу отдела закупки и отдела логистики. Эта система, отслеживающая цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад, служит для регистрации запросов клиентов, их обработки и автоматического формирования заказов поставщикам, отслеживания графика поставок по каждому поставщику с фиксированием этапов прохождения груза в пути от момента заказа до прихода на склад.
ФОЛИО Заказ-Поставка (ФОЛИО SCM) может работать как самостоятельный модуль, а также в составе комплекса автоматизации, включающего модуль складского учета, модуль бухгалтерского учета и модуль работы с клиентами (CRM). В отличие от других модулей, которые отвечают за автоматизацию внутренних бизнес-процессов, ФОЛИО Заказ-Поставка (ФОЛИО SCM) отвечает за взаимодействие с "внешним миром". Она позволяет принимать в электронном виде каталоги продукции поставщиков, обеспечивая прозрачность принятия решения по закупкам, позволяя экономить на цене закупаемого товара и выбирать сроки исполнения заказа для соблюдения регламента поставок клиенту. Заказ-Поставка (SCM) работает с поддержкой полного цикла документооборота, связанного с закупками.
Архитектура ФОЛИО Заказ-Поставка (ФОЛИО SCM) состоит из ряда модулей, отвечающих за сбор заявок, их консолидацию,выбор поставщика, согласование заказов, контроль исполнения поставок, формирование отчетов.
Сбор заявок
Накапливаются заявки на товары от организаций-покупателей с указанием дат, когда они им потребуются.
Все заявки внутри системы привязаны к единому каталогу товаров с внутренним артикулом, этот каталог более полный, чем Справочник Товаров в складском модуле (в котором хранятся карточки только тех товаров, которые участвуют в движении). Заявки от клиентов можно регистрировать интерактивно непосредственно в модуле сбора заявок, выбирая товар из каталога. Если товар, который нужно заказать, в каталоге отсутствует, перед оформлением заявки его туда добавляет администратор. Если заказываемый товар имеет цвет, размер или другие признаки, не определяемые артикулом, существуют дополнительные возможности для указания признаков заказываемого товара в заявке покупателя и в заказе поставщику.
Посредством специализированного модуля импорта-экспорта проведена интеграция с программой складского учета "ФОЛИО WinСклад" и модулем CRM.
Модуль импорта данных позволяет подключать разные алгоритмы передачи заявок, настроенные под сценарий работы пользователя. В модуле CRM можно настроить передачу товаров по договору поставки с указанием количества и сроков. В результате передачи - в модуле сбора заявок появится заявка со ссылкой на покупателя и номер договора. При импорте данных со склада можно передать все "одобренные под заказ" счета клиентов, которые в модуле сбора заявок будут выглядеть как заявки со ссылкой на покупателя и номер выставленного счета. Если заявки имеют ссылку на источник (договор, счет, покупателя), в дальнейшем можно отследить выполнение этой заявки. Однако, допустима система автоматизации корпоративных закупок, то есть консолидация обобщенного заказа поставщику. В случае регистрации консолидированной заявки с учетом наличия товара для свободной продажи на собственных складах - теряется связь заказа с конечным заказчиком, что допустимо при больших оборотах, большом количестве клиентов и при необходимости поддержки минимального запаса товаров на собственных складах.
Консолидация заявок
Эти заявки консолидируются внутри системы в единый заказ для каждого поставщика. Предусмотрен механизм подключения разных алгоритмов консолидации заявок для реализации разных закупочных сценариев пользователей и в зависимости от способа регистрации заявок от покупателей (допустима регистрация в CRM в виде этапов договоров, регистрация в складской программе в виде счетов, дублирование в обоих модулях, а также необходимость пополнения минимального запаса на складах). Если артикул товара однозначно определяет поставщика (скажем, монопольные виды продукции или специальная организация внутреннего каталога товаров по поставщикам), алгоритм создания заказов поставщикам сводится к консолидации всех заявок клиентов, ранее не вошедших в заказ. ФОЛИО Заказ-Поставка (ФОЛИО SCM) допускает интерактивный ввод заказа поставщику, например, заказ для пополнения собственных складов. Если товар может быть закуплен у разных поставщиков - проводится конкурс на выбор поставщика.
Выбор поставщика
Система поддерживает подъем и обновление прайсов постоянных поставщиков с закупочными ценами и возможными сроками доставки (в прайсах-поставщиков предусмотрено соответствие внутреннего артикула системы и артикула поставщика). Данные этих прайсов используются как критерии оценки поставщиков при выборе. Алгоритм выбора поставщика может быть определен пользователем, например, по наименьшей закупочной цене. Однако, цена не является единственным критерием выбора. В алгоритм может быть заложена проверка на наличие достаточного количества запрашиваемого товара на складах поставщика, а также сроки изготовления и доставки. Если важно учесть (при всех других равных условиях) надежность поставщика, его приоритетность по качеству, гарантии - допускается прямой выбор поставщика из каталога. Для привлечения новых поставщиков создан механизм размещения объявлений о проведении закупок на сайте и рассылка уведомлений поставщикам по e-mail и факсу.
Согласование заказов
Далее наступает этап согласования заказов с поставщиками. Поставщик присылает подтверждение на весь заказ, или на часть заказа, или переносит сроки, или отказывает в заказе. В случае отказа или изменения условий продажи, все неподтвержденные заказы консолидируются для формирования заказа другому поставщику. Если появилась необходимость заменить товар на аналог - замену нужно произвести не только в заказе поставщику, но и в соответствующей заявке покупателя (с его согласия).
Каждая позиция подтвержденного заказа расписывается по заявкам покупателей. Количество товара в заявке, не имеющее ссылку на заявку покупателя, считается заказом под свободную продажу и может быть в последствии зарезервировано новой заявкой.
Контроль исполнения поставок
Сообщение от поставщика об отгрузке посылки должно быть зарегистрировано в системе в виде инвойса со ссылкой на удовлетворенные заказы. Заказы могут "инвойсироваться" частично. Несколько заказов могут входить в один инвойс, несколько инвойсов могут входить в одну посылку. Далее, каждая посылка отслеживается по планируемым срокам прохождения этапов пути от грузоотправителя до собственных складов. Приход груза регистрируется признаком прихода посылки в системе закупок и приходной накладной в складской системе.
Достоинством ФОЛИО Заказ-Поставка (ФОЛИО SCM) является поддержка всего цикла документооборота, связанного с закупками, начиная от заявочной кампании и заканчивая оприходованием товара на склад.
Для каждой роли, играемой пользователем в бизнес-процессе, в соответствии с правами доступа можно вести различные операции - создавать, корректипровать, дополнять, подписывать документы, отзывать подпись.
Решение упрощено, что обеспечивает его быстрое и простое внедрение и скорейшую отдачу, экономя время и силы автоматизацией рутинных операций. С помощью гибких способов настройки можно подключить развитие решения, учитывающего специфические особенности учета пользователя.
Не редко эффект ПО состоит в том, что заложенные в нем бизнес-процессы предлагают типовое решение, которое помогает предприятию отладить структуру бизнеса.
Основные преимущества новой подсистемы программного комплекса ФОЛИО КУПЕЦ - "ФОЛИО Заказ-Поставка":